Intern kontroll

För att uppnå resultat- och lönsamhetsmål samt förhindra resursförluster är god intern kontroll och styrning till stor hjälp. Tydliga riktlinjer tillsammans med återkommande uppföljning och sunt förnuft skapar förutsättningar för att nå gemensamma mål samt förtroende och tillförlitlighet i hela organisationen såväl som hos aktieägarna.

Processerna för hantering av intern kontroll, finansiell rapportering och styrning inom bolaget grundar sig i ramverket för Coso och styrs, utöver lagar, regelverk och rekommendationer till stor del av interna policyer och styrdokument. Styrdokument såväl som policyer är kontinuerligt reviderade och utvärderas samt utvecklas löpande och används som ett stöd i beslutsprocesserna för varje enskild medarbetare.

Kontrollmiljö
Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen och värderingar i bolaget.
Den formella beslutsordningen utgår från ansvarsfördelning mellan styrelse och VD och omfattar arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion och rapportinstruktion. Väsentliga processer, utöver den finansiella rapporteringen, som bland annat redovisningsinstruktion, projektadministration och hyresadministration finns upprättade i separata dokument, vilka utvärderas och utvecklas löpande utefter ändringar i lagar, rekommendationer och rutiner. Dokumenten ger stöd och vägledning och omfattar såväl beslutsvägar som ansvarsfördelning och befogenheter.

Riskbedömning
Varje organisation möter många risker av externt och internt ursprung som måste identifieras och värderas för att bestämma hur riskerna ska hanteras och fel i hanteringen minimeras. Det är också av stor vikt att Klöverns IT-miljö håller en hög nivå gällande säkerhet, tillgänglighet och effektivitet. Omfattning och bedömning av bolagets riskhantering i sin helhet och den finansiella rapporteringen i synnerhet görs ­kontinuerligt av styrelsen och bolagsledningen.

Kontrollaktiviteter
Ekonomiavdelning och fastighetsavdelning gör fortlöpande uppföljning av verksamheten såväl som på resultat-, balans- som verifikationsnivå för att säkerställa att riktlinjer följs. Ett begränsat antal personer har firmateckningsrätt och en attestordning finns upprättad. Koncernens verksamhet, finansiella hantering och förvaltning revideras två gånger per år av bolagets revisorer som rapporterar iakttagelser och eventuella synpunkter direkt till styrelsen. Principer för redovisning, rapportering och revisions­synpunkter gås igenom vid ordinarie revision av årsbokslut.

Information och kommunikation
Bolagsledningens interna kommunikation utgörs främst av ledningsgruppens protokollförda möten samt regelbundna konferenser och möten med ansvariga för respektive geografisk enhet samt övriga chefer. Relevant information, intern och extern, förmedlas löpande till berörda medarbetare. Den externa informationen sköts utifrån en informations- och IR-policy som delvis är anpassad utefter Nasdaq OMX Stockholms regelverk och Svensk kod för bolagsstyrning. Den interna informationen förmedlas huvudsakligen via intranätet.

Styrning och uppföljning
Finansiell uppföljning sker kvartalsvis av samtliga affärsenheter och bolag samt på koncernnivå. Uppföljningen sker mot budget och prognos. Resultatet analyseras av såväl affärsenhet, fastighetsavdelning, ekonomiavdelning och resultatansvarig marknadsområdeschef. Avrapportering sker till bolagsledning, VD och styrelse.

Internrevision
Klövern har en decentraliserad och transparant organisation där bland annat finansverksamhet, ekonomi- och hyresadministration sköts från huvudkontoret. Uppföljning av resultat och balans görs kvartalsvis av såväl de olika funktionerna som av bolagsledning, VD och styrelse. Hantering och rapportering granskas av bolagets revisorer och utfallet rapporteras till styrelsen. Baserat på ovan anses det därför inte föreligga något behov av intern revision.